Cahier spécial des charges
Focus partie administrative
Le Cahier Spécial des Charges est un document constitutif du Dossier de Soumission. Il est composé de trois grandes parties : la partie administrative, contractuelle et technique. On vous explique ici quel est le rôle de la partie administrative, quelles sont les points à aborder et comment organiser la rédaction de celle-ci.
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Introduction au Cahier Spécial des Charges
Définition du CSC
Le Cahier Spécial des Charges, ou CSC, est une pièce contractuelle et technique constitutive du Dossier de Soumission. Cette pièce est principalement utilisée dans le cadre de marché public. Toutefois, elle peut également être demandée pour un marché privé. De plus, elle est demandée pour des travaux de tous types de natures : aussi bien pour des projets de construction, que de rénovation et réhabilitation pour des bâtiments tertiaires, du logement collectif, des établissements recevant du public que pour de la résidence individuelle.
Le Cahier Spécial des Charges est organisé en trois parties :
- La partie administrative qui présente l’objet et les conditions du marché
- La partie contractuelle qui détaille les clauses juridiques du marché
- La partie technique qui précise les moyens et préconisations techniques à mettre en oeuvre pour la réalisation du projet
Nous allons nous ici nous concentrer sur la partie administrative : son rôle et ses différentes parties
Focus sur la partie administrative du Cahier Spécial des Charges
Quel est le rôle de la partie administrative du Cahier Spécial des Charges ?
Tout d’abords, la partie administrative introduit toujours le Cahier Spécial des Charges. Cette partie précise les modalités du marché, les prix, délais de réponse. Avant tout, l’objectif de cette première partie est de poser un cadre administratif et d’établir les règles de passation de marché. Ainsi, il convient de préciser un certain nombre d’informations nécessaires, que nous allons lister ci-dessous :
Organisation & structure
Nous pouvons découper en trois parties distinctes la partie des clauses administrative du Cahier Spécial des charges :
- La description du marché : qui va poser un cadre à l’ensemble du projet et présenter les principaux intervenant du côté du pouvoir adjudicateur
- Les modalités de réponse au marché : celles-ci vont préciser comment répondre au marché et ce qui est attendu
- Les critères de sélection des offres : qui vont préciser comment se fait le choix des entreprises pour le marché
Partie 1 du Cahier Spécial des Charges partie administrative :
La description du marché
Description du marché :
Il convient dans cette partie de préciser, sans trop détailler, le marché et ses modalités :
- Division en tranche fermes ou en tranches conditionnelle
- Division du marché en lot
Cela permettra au pouvoir adjudicateur de définir le mode d’organisation souhaité et aux entreprises de comprendre comment celles-ci doivent répondre.
Description du marché :
C’est assez simple, mais voici les informations à indiquer :
- Nom :
- Prénom :
- Profession :
- Adresse :
- Personne de contact :
- Téléphone :
- Fax :
Définition des procédures de passation
Vous pouvez ici nommer des articles de loi qui définissent le type d’organisation que vous souhaitez mener pour la passation des marché ainsi que le montant global estimé du marché. De plus, il est également possible de préciser si des négociations tarifaires sont possible ou non.
Définition des procédures de passation
Il convient dans cette partie de préciser les méthodes de calcul du prix des travaux :
- Est-ce que le prix indiqué comprend la TVA ou non ?
- Est-ce que les révisions sont comprises ou non dans le montant indiqué ?
- Est-ce qu’il est exprimé dans une fourchette de pourcentage du décompte final des travaux ?
Partie 2 du Cahier Spécial des Charges partie administrative :
Les modalités de réponse au marché
Motifs d’exclusion et sélection qualitative
Cette partie est très importante car c’est dans celle-ci que vont être préciser aux candidats toutes les pièces à fournir pour répondre au marché tel que le justificatif d’inscription à un ordre etc…
Enfin, il convient également de préciser les motifs d’exclusion lors des phases d’évaluation des offres
Description sur la forme de contenu attendu
Cette partie permettra d’apporter des précisions quant au rendu souhaité. En effet, vous allez pouvoir préciser, par exemple :
- La langue dans laquelle vous attendez le rendu
- Le format souhaité pour le rendu et les pièces annexes
- S’il faut signer et dater les documents
- La mention des mandats et des procurations
Précision sur les modalités de dépôt des offres
C’est une partie importante qui se doit d’être très claire et précise quant à la marche à suivre pour remettre son offre. Vous devez indiquer dans ce paragraphe :
- La plateforme ou le site, ou l’adresse à laquelle doivent être transmises les offres
- La date et l’heure d’échéance pour transmettre les dernières offres
- SI oui ou non l’envoi mail est accepté
- L’acceptation tacite des conditions du marché dès le dépôt d’une offre
- La manière dont les objections aux modalités décrites doivent être formulées et transmises
Définition des délais de validités
Ce paragraphe va permettre de donner un délais de validité des offres. L’objectif est qu’une fois les offres reçues, elles vont être étudiées, validées ou invalidées. Cela va prendre du temps. Il ne faudra pas que la proposition tarifaire, pour des raisons externes au projet, évoluent avant même que le marché soit clôturé.
Cette partie peut être résumée en cette phrse “Le soumissionnaire reste lié par son offre pendant un délai de XX jours calendriers, à compter de la date limite de réception des offres.”
Partie 3 du Cahier Spécial des Charges partie administrative :
Critères de sélection d’une offre
Définition des critères d’attribution d’un marché
Vous allez devoir détailler dans cette partie quels sont vos critères d’attribution de marché. Il convient de commencer par définir le critère principal, qui généralement est un critère économique. Enfin, à vous de rentrer dans le détail et de proposer une pondération des critères. L’objectif est d’être le plus transparent avec les entreprises sélectionnées :
- Les propositions financières (X%)
- La qualité technique proposée (X%)
- La méthodologie proposée (X%)
- La gestion de projet (X%)
Précision des variantes
Vous allez pouvoir préciser ici si vous acceptez ou refusez des variantes pour votre projet. Enfin, si vous acceptez des variantes vous aurez à préciser :
- Les exigences minimales auxquelles elles devront satisfaire
- Les exigences spécifiques relatives à leur mode d’introduction
Précision des différentes options
Ce paragraphe permet de préciser si différentes options d’offres sont possible. Ainsi, si plusieurs options sont possibles pour les entreprises qui remettent leurs offres, vous devez préciser :
- Sur quels aspects du marché celles-ci portent
- Les exigences minimales à satisfaire
Les accords sur le choix de l’offre
Lors de la rédaction de cette partie, vous devez préciser :
- Le rappe des critères de sélection
- En quoi l’entreprise sélectionnée s’accorde tacitement sur l’ensemble des clauses du cahier des charges (si ce n’est pas le cas, vous pouvez également noter que vous vous donner un droit de réserve le cas échéant)
Les accords sur le choix de l’offre
Enfin, il convient dans cette dernière partie de préciser les éléments suivants :
- L’objet d’indemnisation
- Les montants des indemnisations
- Les délais d’indemnisation
Comment bien rédiger la partie administrative du Cahier Spécial des Charges ?
Soyez précis dès le Cahier Spécial des Charges
Soyez précis et surtout complet. N’hésitez pas utiliser tout ce qui a été détaillé plus haut comme checklist lors de la rédaction de votre Cahier Spécial des Charges. L’objectif est de poser les bonnes bases administratives et juridiques du projet. Ne laissez pas la place à la libre interprétation. De plus, il peut être intéressant de recourir à des articles des lois précis afin d’apporter davantage e précision.
Si vous souhaitez disposer de plus de conseils sur les méthodes et conseils à suivre pour rédiger un bon Cahier Spécial des Charges, nous vous conseillons la lecture de cet article “Comment rédiger un cahier Spécial des Charges” ?
Utilisez les bons outils
On le sait la rédaction du Cahier Spécial des charges, et de manière générale toutes les pièce du Dossier de Soumission, est très chronophage. C’est pour cela que de nombreux professionnels de la construction, tels que architectes, ingénieurs en bureau d’étude, deviseurs ou maîtrise d’ouvrage publique ou privée, ont recours à des outils d’aide à la rédaction de dossier de soumission.
C’est le cas par exemple d’AGLO. AGLO est une application à destination de tous les professionnels de la construction dont l’objectif est d’optimiser au maximum la phase de dossier de soumission et d’appel d’offre. Ainsi, vous disposez de l’accès à la bibliothèque du CCTB et pouvez :
- Rédiger tous vos CSC et les lier à vos métrés (1 modification sur l’un = 1 modification sur l’autre)
- Utiliser l’Intelligence Artificielle pour créer vos amorces de descriptifs administratifs et techniques
- Lancer, gérer et analyser tous vos appels d’offres
Pour savoir ce qu’est un logiciel de rédaction de CSC nous vous conseillons la lecture de cet article.
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