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Dossier des Ouvrages Exécutés

Qu'appelle-t-on précisément un "Dossier des Ouvrages exécutés" ? Comment en faire un et quelles sont ses spécificités ? Voici nos conseils pour tout comprendre simplement sur le DOE.

Qu’est-ce qu’un Dossier des Ouvrages exécutés ? Définition

Un Dossier des Ouvrages exécutés, plus communément appelé sous son acronyme DOE, est un document rédigé suite à l’exécution des travaux. Il est à destination de la maîtrise d’ouvrage (MOA). Ce dossier va rassembler tous les éléments relatifs à l’exécution de l’ensemble des prestations réalisées lors du chantier. Pour conclure, le DOE fonctionne tel un inventaire et va répertorier tous les travaux réalisés ainsi que ceux de maintenance à prévoir.

A quoi sert un Dossier des Ouvrages exécutés ?

Le Dossier des Ouvrages exécutés est un document extrêmement important, aussi bien pour la maîtrise d’ouvrage (MOA) que pour la maîtrise d’œuvre (MOE). En effet, en cas de sinistres ou de dommages de l’ouvrage réalisé, l’assureur va se référer à ce document pour bien comprendre la nature de l’ouvrage et de ses dégradations.

De plus, ce dossier est également utile si la maîtrise d’ouvrage veut prévoir une maintenance de son bâtiment ou planifier de futurs travaux.

Est-ce que le Dossier des Ouvrages exécutés est obligatoire ?

Oui le Dossier des Ouvrages Exécutés est un document obligatoire pour tous projets de construction, rénovation ou réhabilitation, peu importe la nature de celui-ci (maison individuelle, logement collectif, établissement tertiaire…), en marché public. Toutefois, ce n’est pas forcément le cas en marché privé, mais il n’en reste pas moins toujours contractuel.

Est-ce que le Dossier des Ouvrages exécutés est contractuel ?

Oui, le Dossier des Ouvrages Exécutés est un document contractuel, obligatoire, réalisé suite à l’exécution des travaux, aussi bien pour un marché privé qu’un marché public.

Quand doit-on réaliser le DOE au cours d’un projet ?

Le Dossier des Ouvrages Exécutés est à réaliser une fois les travaux finis par toutes les entreprises intervenant.

Qui doit constituer le Dossier des Ouvrages exécutés ?

C’est la maîtrise d’œuvre (MOE) qui a pour mission de constituer le Dossier des Ouvrages, c’est à dire bien souvent l’architecte, ou le mandataire du groupement en charge des travaux. Il s’agit d’un travail de compilation de documents d’exécution. Tous les intervenants du projet sont supposés avoir pris connaissance du projet. En effet, le MOE aura à charge de réunir tous les documents nécessaires à la constitution du DOE exécutés auprès de toutes les entreprises titulaires.

Qui doit fournir les documents relatifs à l’exécution à la fin du chantier ?

Ce sont les entreprises titulaires de chaque lot qui doivent fournir leurs documents relatifs à l’exécution de leurs lots dès la fin du chantier. Il peut aussi bien s’agir des entreprises du bâtiment et de la construction, que de bureaux d’études. Toutes les informations sur les exécutions des ouvrages doivent être présentes, y compris pour les ouvrages non décelables tels que les branchement ou les VRD.

Combien de temps dispose une entreprise pour remettre ses éléments pour le DOE ?

Une entreprise titulaire a pour obligation de remettre ses éléments au MOE. Ainsi cela peut être :

Dès la demande de réception des travaux il faudra remettre les spécification de pose et d’installation des éléments ainsi que leurs notices de fonctionnement accompagnées des conditions de garantie et de maintenance. Enfin, il faudra également partager les constats d’évacuation des déchets.
Un mois, suite à la notification de la MOE de la date de réception des travaux il faudra remettre tous les éléments nécessaires au DOE, pas encore remis, ainsi que les autres documents demandés pour l’établissement d’un Dossier d’Intervention Ultérieure sur l’Ouvrage (DIUO).

Que mettre dans un Dossier des Ouvrages exécutés ?

Le DOE est un document qui rassemble de nombreuses pièces techniques, graphiques et administratives. En effet, le but de ce dossier est de fournir à la MOA un condensé de tout le travail réalisé par les différents intervenants et corps d’état lors du chantier.

Le contenu du DOE est généralement détaillé dans le cahier des charges techniques du projet, le CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières). Toutefois, il convient a minima de fournir :

Les plans d’exécution conformes à l’ouvrage exécuté
Les notices de fonctionnement
Les prescriptions de maintenance
La liste des matériaux utilisés
L’ensemble des fiches techniques de produits utilisés
Les notices d’entretiens matériaux et produits et conseil sur les produits d’entretien
Les préconisations ou formations pour bien utiliser les équipements ou matériels mis en place
Les avis techniques

Quelles sont les spécificités d’un DOE en marché public ?

Dans le cadre d’un marché public, le Dossier des Ouvrages Exécutés est réglementé, et rendu obligatoire, via l’article 40 du CCAG Travaux (Cahier des Clauses Administratives Générales) du Code de la commande publique. Cet article va lister les éléments obligatoires, à savoir :

Les plans d’exécution conformes à l’ouvrage exécuté
Les notices de fonctionnement
Les prescriptions de maintenance
Toutes les informations et éléments relatifs à la maintenance des produits et matériaux utilisés lors de la réalisation de l’ouvrage

Quelles sont les spécificités d’un DOE en marché privé ?

Un Dossier des Ouvrages Exécutés en marché privé répond aux mêmes besoins qu’un DOE en marché public. En effet, les modalités du DOE seront également fixées lors de la passation des marchés, qui vient à la suite de la consultation d’entreprises. Toutefois, le dossier peut être encadré par une norme bien spécifique aux marchés privés la NF P 03-001 . Celle-ci va régir les éléments nécessaires à la constitution du DOE. Ainsi, celui devra être constitué de :

Tous les plans d’exécution (plans généraux de maîtrise d’œuvre, plan d’exécution de chaque entreprise, plans des réseaux enterrés)
Les notices de fonctionnement et les prescriptions de maintenance
La liste des éléments d’équipement mis en œuvre.

Comment réaliser un DOE ?

Le DOE peut être réalisé de deux façons en version digitale ou en version papier.

La version digitale : il suffit de numériser tous les documents listés ci-dessus et de les compiler dans un dossier en ligne. Cette version est bien adaptée lorsque des 3D ou des maquettes sont ajoutées au DOE. De plus, la version digitale peut simplifier et fluidifier les échanges entre la MOE et la MOA.
La version papier : c’est la version la plus courante. Néanmoins, elle peut être un peu plus risquée car il est possible de perdre certains éléments ou d’autres informations (maquette 3D…) qui peuvent difficilement être partagées.

Quels conseils pour réaliser un bon DOE ?

Le DOE est un document qui rassemble un très grands nombres d’informations. Bien qu’essentiel et très important, sa lecture peut s’avérer assez fastidieuse. C’est pour cela que nous vous conseillons de :

Etre lisible et intelligible par tous
Etre clair et précis dans la mise en œuvre des installations ou les suggestions de maintenance des produits et matériaux
Ne pas négliger la mise en page
Intégrer des photos, plans, pièces graphiques pour bien illustrer les propos.

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