Dossier de Soumission travaux
Définition, explications & conseils
Un Dossier de Soumission est un document indispensable, notamment en marché public, pour tout projet de construction, rénovation ou réhabilitation. Définition & conseils pour élaborer un document en béton.
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Qu’est-ce qu’un Dossier de Soumission ? A quoi sert-il ?
Qu’est-ce qu’un Dossier de Soumission ?
Définition & explication
Un Dossier de Soumission est un ensemble de documents à rendre, notamment dans le cadre d’une réponse à un marché public. Il peut être demandé pour un marché de services, fournitures, travaux… Nous allons nous intéresser ici au Dossier de Soumission travaux.
Le Dossier de Soumission travaux rassemble toutes les pièces écrites (Cahier Spécial des Charges, Métrés…) et les pièces graphiques nécessaires à la compréhension et à la réalisation de travaux pour un projet de construction, rénovation ou réhabilitation. Ces pièces vont permettre de définir et d’identifier les fournitures, matériaux et prestations nécessaires au projet. Et cela peu importe la nature du projet, qu’il s’agisse d’une maison unifamiliale, d’un projet tertiaire (bureaux…) établissement recevant du public ou logement collectif.
A quoi sert un Dossier de Soumission ?
Pourquoi est-il important d’en rédiger un ?
Le Dossier de Soumission rassemble tous les éléments nécessaires pour lancer un appel d’offre ou une consultation d’entreprises. Toutes les pièces écrites et graphiques du document forment, en quelque sorte, un cahier des charges à suivre, d’abords d’un point de vue technique puis juridique et administratif. L’objectif est de communiquer tout ce qui a été validé en phase d’esquisse et d’avant-projet, par la maîtrise d’ouvrage avec l’architecte à toutes les entreprises qui vont travailler à la réalisation du projet.
Ainsi, le Dossier de Soumission est le document central d’un appel d’offres auquel les entreprises vont se référer pour d’une part comprendre le projet puis d’autre part soumettre leurs offres. Enfin, les dispositions juridiques et administratives du document permettent d’établir un cadre légal pour le bon déroulement du projet.
Dans quel cadre faut-il réaliser un Dossier de Soumission ?
En Belgique, un dossier de soumission est obligatoirement demandé pour la plupart des marchés publics. Toutefois, même si cela n’est pas toujours le cas pour un projet en marché privé (car la réalisation d’un tel document peut s’avérer fastidieuse), il est toujours conseillé d’en faire un pour lancer son appel d’offres. En effet, cela cadrera le projet et pourra également couvrir l’architecte en cas de litiges ou de contentieux. Ainsi , voici les situations pour lesquelles nous vous conseillons d’en établir un :
- Marché public : dès lors que le montant estimé du marché est supérieure ou égale à 30 000€ HTVA
- Marché privé : pour tous types de projets
Quelle est la valeur juridique d’un Dossier de Soumission ?
Le Dossier de Soumission n’a pas de valeur en juridique en soi. Néanmoins, comme il est la compilation de plusieurs pièces écrites contractuelles, comme le Cahier Spécial des Charges, il est important de lire attentivement toutes les clauses juridiques qu’il comporte. De plus, une fois le marché conclu entre les différentes parties prenantes du projet (architecte, ingénieurs, bureau d’étude, maîtrise d’ouvrage et bien sûr entreprises), celles-ci doivent signer le Cahier Spécial des Charges, qui fera alors office de contrat.
Quelles sont les pièces du Dossier de Soumission ?
Comment est structuré un Dossier de Soumission ?
Un Dossier de Soumission est constitué de deux grandes parties :
- les éléments relatifs aux motifs d’exclusion et de sélection :
- définition des types de rendus attendus
- le niveau de précision attendu
- le mode de passation du marché…
- l’offre proprement dite :
- les clauses administratives
- les plans et éléments graphiques
- Les clauses techniques et métrés
- Des documents annexes (plan de sécurité, clauses sociales…)
Quelles sont les documents à intégrer au Dossier de Soumission ?
Comme nous l’avons vu précédemment, un Dossier de Soumission est un ensemble de documents, à la fois écrits et graphiques, qui établissent le cadre du projet. Voici la liste non exhaustive des pièces à intégrer au Dossier de Soumission :
Le Cahier Spécial des Charges
C’est LA pièce principale du Dossier de Soumission. Il s’agit du cahier des charges qui pose le cadre administratif, juridique et technique du projet. De plus c’est une pièce qui dispose d’une valeur contractuelle.
Le Bordereau de soumission
C’est une pièce presque uniquement demandée en marché public.
Le bordereau est fournit par l’éventuel acheteur (ou pouvoir adjudicateur), que le soumissionnaire doit remplir pour présenter son offre.
Le métré
Il accompagne le Cahier Spécial des Charges en reprenant les mêmes informations mais sous forme de tableau. C’est notamment en s’appuyant sur le métré que les entrepreneurs vont répondre à l’appel d’offres.
Des plans & dessins
Ils peuvent être ajoutés en pièces annexes ou éléments complémentaires au métré et cahier spécial des charges afin d’apporter une précision sur l’un des lots ou des postes décrits.
Des échantillons (optionnel)
Au même titre que les plans et dessins ils peuvent venir compléter et illustrer un postes ou un lot du métré ou du CSC.
Qu’est-ce qu’une variante dans un Dossier de Soumission ?
Dans le cadre d’une réponse à un marché public, il est possible d’intégrer à votre bordereau de soumission ce qu’on appelle des “variantes”. En effet est une variante est une proposition d’exécution alternative à celles proposées dans le bordereau de soumission. Il est possible d’établir des variantes uniquement si cela a été permis par le pouvoir adjudicateur. C’est le cas notamment pour les marchés non soumis aux Livres II et III.
Quelles sont les spécificités d’un Dossier de Soumission en marché public ?
Outre le fait qu’il soit possible d’intégrer des variantes, les Dossiers de Soumission pour un marché public doivent également respecter la règle de ne pas faire mention de marque.
La citation d’une marque pour nommer une référence en particulier est interdite, sauf s’il n’est pas possible de faire autrement. SI vous êtes amené à citer une marque dans votre Dossier de Soumission, vous devez accompagner cette mention de “ou équivalent”.
Comment s’organise la réalisation du Dossier de Soumission ?
Qui doit réaliser le Dossier de Soumission ?
Le Dossier de Soumission est quasiment toujours réalisé par l’architecte du projet. En effet, qui de mieux placer que la personne qui a conçu et dessiné le projet pour réaliser le Cahier Spécial des Charges, le métré… ? Toutefois, il convient de préciser que pour certains lots plus techniques (de type fluide, CVC…) un ingénieur d’un bureau d’étude spécialisé pourra intervenir. De même qu’un deviseur, pour des projets de grande envergure pourra épauler l’architecte.
Enfin, bien que cela soit plus rare certaines grosses entreprises du secteur de la construction, peuvent également, en tant que maîtrise d’ouvrage, prendre en charge la constitution du Dossier de Soumission. Cela peut-être aussi bien le cas en marché privé qu’en marché public. Une assistance à la maîtrise d’ouvrage (AMO) pour les aider si besoin.
Quel est le rôle de l’architecte lors de la phase de Dossier de Soumission ?
Hormis le fait de constituer l’entière du Dossier de Soumission, l’architecte a pour mission de bien vérifier que le projet architectural est bien compatible avec les études spécifiques du projets. En effet, celles-ci sont bien souvent réalisées par d’autres experts (ingénieurs, bureaux d’études…) dont il faudra s’assurer du bon fonctionnement.
Enfin, l’architecte accompagne ses clients dans la finalisation de la sélection des derniers matériaux et finitions notamment pour :
- La cuisine
- Les éléments de salles de bain, salle d’eau et sanitaire
- Les revêtements muraux et de sol
- Les luminaire et l’électricité
- Les matériaux dédiés aux aménagements extérieurs (terrasse…)
Quand doit commencer la réalisation du Dossier de Soumission ?
Il se passe plusieurs phases avant de commencer à travailler sur le Dossier de Soumission :
- La phase d’esquisse : définition des grands schémas de fonctionnement de l’habitat sans trop rentrer dans les détails (finitions, équipement…), l’aspect général prend de plus en plus forme.
- La phase d’avant projet : Précision à partir de ce qui a été validé en phase d’esquisse de certaines finitions, matériaux. Les dimensions et les espaces sont fixés.
- Le permis : demande d’obtention de permis d’urbanisme à partir de l’avant projet définitif. cette étape de dépot de dossier et d’avis peut être très longue, en fonction de la région dans laquelle vous vous trouvez (Wallonie, Bruxelles, Flandres)
Une fois que vous avez obtenu votre permis d’urbanisme, il convient de commencer à préparer les documents nécessaires aux travaux à venir avec votre Dossier de Soumission. Lors de cette phase il s’agira donc de :
- Constituer le Dossier de Soumission
- Finaliser la sélection des équipements, matériaux et finitions
- Lancer votre appel d’offres
Comment doit-être communiqué le Dossier de Soumission ?
Dans le cadre d’un marché public, il est généralement demandé de répondre par voie électronique, sur leur plateforme de dépôt d’offre. Cela prend part à la stratégie de dématérialisation des marchés de l’administration belge.
Toutefois, pour un marché privé, libre à vous de vous organiser comme vous le souhaitez avec la maîtrise d’ouvrage pour organiser votre appel d’offre.
Comment réaliser un Dossier de Soumission ?
Conseils & méthodologie
Comment rédiger un bon métré ? Quelques conseils de rédaction :
Voici 4 conseils pour rédiger un document clair, précis et complet :
Conseil n°1 :
Soyez complet
Faîtes vous une checklist de tous les éléments qu’il vous semble important d’intégrer à votre Dossier de Soumission : Cahier Spécial des Charges, métré, règlements de consultation, planning des travaux, plans, 3D, plan d’implantation. L’objectif est qu’à la simple lecture de votre document toutes les informations clés soient transmises à un lecteur qui ne connait, a priori, pas le sujet
Conseil n°2 :
Soyez structuré
Le dossier de soumission va être lu par de nombreuses personnes. C’est un dossier fastidieux à écrire mais également à lire. N’oubliez donc pas d’être clair et de ne pas oublier les informations clés. Il peut être intéressant de réaliser une pièce sommaire de tout ce que les lecteurs vont trouver dans le document pour les guider et leur indiquant où se trouve l’information qu’ils vont chercher.
Conseil n°3 :
Soyez clair
Notamment sur les règles de sélection et d’exclusion de votre appel d’offre ou consultation d’entreprises : les modalités de remises des offres, les conditions de réalisation et les critères de sélection
Conseil n°4 :
Soyez flexible
Au fil de votre appel d’offre, votre Dossier de Soumission aura de grande chance d’évoluer. Pensez donc à une structure que vous pourrez mettre à jour facilement.
Quel logiciel pour être sûr de réaliser un bon dossier de soumission ?
Cette phase de préparation d’appel d’offres pour un projet est certes stratégique mais toujours très chronophage. Elle demande à la fois précision, structure et clarté. C’est pour cela que de nombreux professionnels de la construction (architecte, ingénieurs, deviseurs…) et maîtrises d’ouvrages se tournent vers des logiciel d’aide à la réalisation de Dossier de Soumission.
C’est le cas par exemple d’AGLO ! AGLO est une application en ligne, 100% collaborative à la prise en main hyper rapide qui permet en moyenne d’économiser 60% de son temps sur toute la phase de Dossier de Soumission.
Comment AGLO peut m'aider à accélérer la réalisation de mon Dossier de Soumission ?
AGLO est un logiciel simple et complet qui vous permettra de gagner, non seulement du temps mais également en précision. Ainsi, vous pourrez :
- Automatiser la réalisation de votre Cahier Spécial des Charges à partir de votre métré. 1 modification sur un des deux documents = 1 modification sur l’autre
- Vous appuyer sur la base de données du CCTB (+9500 descriptifs techniques à jour) et l’Intelligence Artificielle d’AGLO-GPT pour rédiger tous vos postes
- Exporter au format que vous souhaitez tous vos documents et profitez de mise en page carrée générée de manière automatique
- Lancer et analyser à la loupe tous vos appels d’offres en suivant l’avancée de chacune des entreprises consultées
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