Suivre les modifications du DCE entre deux indices
Sommaire
Quand le DCE évolue pendant la consultation, AGLO garde la trace de chaque changement par indice. Vous savez ainsi ce qui a bougé et sur quelle version chaque entreprise a chiffré.
C'est ce qui permet de comparer des offres équivalentes. Deux entreprises qui ont chiffré deux indices différents n'ont pas chiffré le même projet. Cette trace sert aussi à justifier vos choix auprès du maître d'ouvrage.
Pour la gestion des indices eux-mêmes, voir Gérer les indices du DCE.
Figer l'indice avant de consulter
Toute modification des pièces écrites, de la fiche d'appel d'offres ou des documents du DCE crée un nouvel indice, d'abord « en brouillon ».
Une fois vos modifications terminées, et avant toute nouvelle consultation, figez l'indice :
- Dans le menu du projet, cliquez sur « Fiche AO / DCE ».
- Dans le bandeau, cliquez sur « Figer l'indice ».
Figer l'indice garantit que les entreprises reçoivent la bonne version du DCE et chiffrent bien la dernière.
Voir ce qui a changé
- Dans le menu du projet, cliquez sur « Fiche AO / DCE ».
- Dans le bandeau, à côté de l'« Indice DCE », cliquez sur « Voir les modifications ».
La fenêtre « Modifications du DCE » liste les changements indice par indice (par exemple « Indice A → B »), avec pour chaque élément le type de changement.
Le bandeau rappelle aussi l'état de l'indice en cours (« Indice en brouillon ») et le « Dernier indice validé ».
Consultez cette fenêtre avant de prévenir les entreprises d'un changement : elle vous donne la liste exacte de ce qu'il faut leur signaler.
L'entreprise a accès au même suivi des modifications. Elle voit ce qui a changé depuis la version qu'elle a chiffrée et met son offre à jour sans reprendre tous les documents.
Savoir sur quel indice chaque entreprise a chiffré
Dans la page « Suivi des consultations » (« ACT » puis « Consultation ») :
- l'en-tête rappelle l'indice en brouillon et le dernier indice validé ;
- la colonne « Réf. fiche AO envoyée » indique, pour chaque entreprise, l'indice qu'elle a reçu et la date d'envoi.
Une entreprise qui a reçu un ancien indice risque de remettre une offre incomplète ou sur des quantités dépassées. Repérez-la ici avant la date limite, pas au moment de l'analyse.
Dans la fiche d'une entreprise, l'onglet « Consultation » précise la « Fiche AO reçue par l'entreprise » et l'indice sur lequel porte son offre (« Offre basée sur la fiche d'AO »).
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