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Comment organiser & bien mener
une consultation d'entreprises ?
By Marie
- 28 février 2024
C'est quoi AGLO ?
- AGLO est un assistant intelligent qui permet de gagner du temps sur toute vos consultations 100% en ligne :
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- Accélérez le délai de consultation d’entreprises
- Analysez facilement vos différentes offres
Le lancement d’une consultation d’entreprises est toujours un moment très stratégique pour tous projets de construction, rénovation ou réhabilitation. Afin que votre appel d’offres ou consultation ne deviennent pas trop chronophage et reste une étape clef qui respecte les délais, nous vous partageons quelques conseils pour vous aider dans l’organisation de son lancement.
Conseil n°1 : Rédigez un DCE solide
C’est LA base de toutes consultations solide. Vous ne pourrez pas y échapper ! La constitution d’un Dossier de Consultation des Entreprises complets et précis sera nécessaire pour lancer votre consultation d’entreprises ou bien votre appel d’offres, peu importe la nature du projet ou que vous travailliez en marché public ou marché privé.
En effet l’objectif de votre DCE sera dans un premier temps de poser un cadre juridique, administratif et technique clair à votre consultation. Dans un deuxième temps, les pièces techniques, comme le CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières), ou administratives, tel que le CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières) seront des éléments référents pendant tout le suivi des travaux jusqu’à la livraison du projet. Enfin, n’oublions pas que le DCE comprend des pièces à valeur contractuelle (le CCTP notamment) qui devront être signées à la fin de votre consultation.
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Conseil n°2 : Etablissez un cadre clair
La présentation des différentes parties prenantes
La consultation d’entreprises est la rencontre de différentes parties prenantes : maîtrise d’œuvre (architecte, ingénieur, économiste de la construction…), maîtrise d’ouvrage (promoteur immobilier, particulier, collectivité…) et entreprises de la construction et du bâtiment. Ainsi, il est primordial de bien les identifier afin que les nouveaux arrivants sur le projets puisse comprendre le rôle de chacun sur le projet. C’est pour cela que nous vous conseillons d’être très précis dans votre consultation en indiquant :
- Le nom de chaque partie prenante
- Les relations entre elles
- Leur rôle dans le projet
La présentation des interlocuteurs à contacter
Une fois que les interlocuteurs sont bien identifiés, il peut être judicieux de donner les contacts des personnes à interroger sur tel ou tel sujet lors de la consultation. En effet, par rapport aux rôles de chacun sur le projet, identifiez un référent par nature d’ouvrages ou de travaux. Cette personne sera le contact privilégié si une entreprise soumissionnaire a des questions pendant la phase de consultation.
Conseil n°3 : Présentez le format de la consultation et les critères d’éligibilité
La présentation du mode de consultation choisi
A ce stade là vous indiquerez, surtout si vous êtes en marché public, les modalités pour répondre à votre consultation :
- Le planning
- Les formes de réponses attendues
- L’enveloppe budgétaire (dans la DPGF notamment)
La présentation des critères de sélection
C’est un point très important qui va aussi bien vous aider dans l’analyse des offres et donc la sélection des entreprises, de même que les entreprises candidates dans la formulation de leurs devis et propositions. C’est pour cela que nous vous conseillons d’être le plus clair et complet possible afin de ne pas perdre trop de temps sur des offres qui ne sont pas sérieuses. Cela peut être par exemple :
- Les références de l’entreprise sur des projets similaires
- Le coût des matériaux proposés et le prix de la prestation
- Les assurances et garanties offertes
- Le niveau de qualité attendu
- Les services proposés
- Les normes auxquelles les entreprises doivent répondre (sociales, environnementales…)
Conseil n°4 : Organisez un lancement carré
Définissez les modalités de diffusion
Tout dépendra des moyens que vous souhaitez mettre dans cette consultation. S’il s’agit d’un projet de construction d’une maison individuelle ou de rénovation d’appartement ou bien d’un gros projet immobilier, les méthodes de diffusion ne seront pas les mêmes. Pour les petits projets, les échanges par mails sont souvent privilégiés. Néanmoins pour les projets de plus grandes ampleur plusieurs possibilités s’offrent à vous :
- Plateforme publique, profil acheteur, pour les appels d’offres en marché public
- Sites généralistes
- Site institutionnel (par exemple : fédération française du bâtiment…)
- Presse généraliste ou presse spécialisée
Définissez les modalités de récolte des réponses à la consultation
L’objectif quand on organise une consultation d’entreprises, en tant que MOE ou MOA, est de passer le moins de temps possible sur tous les aspects organisationnels. En effet ceux-ci peuvent être très chronophages. C’est pour cela qu’il convient de cadrer dès le lancement de votre consultation ou appels d’offres les modalités de réponses pour les entreprises candidates. Ainsi, vous pourriez définir :
- La date buttoir de remise des offres ( la marteler encore et toujours !)
- Le format des offres (PDF, Excel…) le mieux est d’avoir une trame et que les entreprises s’y plient
- La plateforme de remise des offres (outil, site ou logiciel)
Prévoyez un temps de questions réponses
Le Dossier de Consultation des Entreprises aura beau être complet et le CCTP aussi précis que possible, il y aura toujours des questions de la part des entreprises soumissionnaires.
Afin de cadrer ces échanges de manière optimisée, nous vous conseillons de prévoir un temps de question réponse généralisé avec toutes les entreprises. Pour cela, communiquez dès le lancement de la consultation sur ce temps, histoire de rassurer les candidats et d’organiser le tout. Ainsi, nous vous conseillons pour cela de :
- Communiquer une date buttoir pour remise des questions
- Communiquer une date de diffusion des réponses
- Communiquer les réponses des questions posées par toutes les entreprises à l’ensemble des candidats à la consultation
- Prévoir un deuxième temps d’échange, si les délais le permettent
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Conseil n°5 : Organisez le suivi
Définissez à l'avance un planning de relance
On le sait, lancer une consultation d’entreprises c’est synonyme de passer beaucoup de temps aux téléphones à relancer les entreprises. L’objectif ? respecter au mieux le planning général de votre projet. Dès que vous avez en tête la date de lancement de votre consultation :
- Définissez une date buttoir pour le rendu de toutes les propositions
- Définissez des dates de relance à l’avance
- Programmez en avance des mails de relance à intervalle régulier
Aidez-vous d'un outil collaboratif
Comme nous l’avons vu précédemment il est nécessaire d’indiquer la forme selon laquelle vous souhaitez que les entreprises candidates vous répondent. De plus, si vous travaillez en collaboration sur cette consultation ou bien que d’autres personnes viennent collaborer avec vous sur la phase d’analyse des offres et de sélection d’entreprises, nous vous conseillons de travailler avec un outil collaboratif. En effet, cela facilitera grandement les échanges et ainsi ce ne sera pas à la charge d’une seule et même personne de collecter, classer puis envoyer toutes les offres aux personnes qui se chargeront de l’analyse.
De nombreux outils, comme AGLO par exemple, permettent cela. Sur AGLO, les entreprises consultées répondent directement sur la plateforme. Ainsi, cela permet de centraliser toutes les offres sur un seul et même outil puis d’automatiser l’analyse des devis. Cela facilite et accélère grandement la prise de décision.
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