Organiser une consultation d’entreprises : du DCE au suivi des offres

Pour organiser une consultation d’entreprises, préparez un dossier cohérent, fixez les modalités de réponse, puis suivez chaque entreprise par lot. Avant de comparer les prix, vérifiez que les propositions couvrent les mêmes prestations et la même version du projet.

À réception d’une offre, vérifiez son périmètre avant de la classer. Séparer la participation de l’entreprise et l’état de sa réponse permet de savoir quelle action entreprendre : confirmer son intérêt, attendre son chiffrage ou examiner une exclusion.

Définir les rôles et le cadre de la consultation

Convenez avec le maître d’ouvrage de qui prépare le dossier, répond aux questions, analyse les offres et prend les décisions. Pour l’architecte, les tâches à assurer dépendent de la mission confiée. Le guide OGBTP « Architectes, entrepreneurs : mode d’emploi », édition 2022 donne des repères professionnels sur cette répartition et la préparation des consultations privées.

Désignez le référent de chaque lot et la personne qui tranche lorsqu’une question touche plusieurs corps d’état. Une demande sur un raccordement peut concerner deux lots ; il faut identifier qui vérifie la réponse et où consigner l’arbitrage.

Faites confirmer le régime applicable par le responsable achat avant le lancement. Le statut privé du maître d’ouvrage ne suffit pas, à lui seul, à déterminer les règles de la consultation. La méthode de suivi proposée ici comprend un exemple de consultation privée hors commande publique.

Pour une procédure soumise au Code de la commande publique, les échanges et la remise des offres suivent le cadre de cette procédure. La DAJ présente le rôle du profil d’acheteur dans sa page sur la dématérialisation, publiée en 2023. Un tableau de suivi interne ou un logiciel de consultation ne remplace pas le profil d’acheteur lorsqu’il est requis.

Préparer un dossier dont on identifie la version

Le dossier de consultation des entreprises doit permettre aux entreprises de comprendre ce qu’elles chiffrent. Selon le projet, rassemblez les descriptifs techniques, les plans repérés, la trame de prix, les contraintes d’intervention et le calendrier. Vérifiez les interfaces entre lots : qui prévoit les réservations, les raccordements ou les reprises ?

La DPGF décompose le prix proposé par l’entreprise. Elle se distingue de l’estimation de la maîtrise d’œuvre ou de l’enveloppe du maître d’ouvrage. Une trame commune aide à repérer les postes omis et les différences de quantité ; elle ne dispense pas de lire les exclusions de chaque réponse.

Attribuez une référence au dossier envoyé, par exemple « Dossier V2 », et tenez une liste des pièces avec leur date ou leur indice. Lorsqu’un plan change, indiquez ce qui est remplacé et consignez sa diffusion. Identifiez les pièces et versions prévues pour le futur contrat, selon le montage retenu, sans supposer que toutes les pièces suivent une règle de signature unique.

Fixer les échéances, le format et le canal des questions

Avant l’envoi, arrêtez la date et l’heure de remise, le format des fichiers et le canal de dépôt. Prévoyez un calendrier pour les questions et les réponses, ainsi qu’un interlocuteur clairement désigné. Joignez ces modalités à l’invitation.

Préparez également ce qui sera examiné dans les réponses. Les capacités de l’entreprise et le contenu de sa proposition sont deux sujets distincts. La fiche DAJ « L’examen des offres », datée de 2019 rappelle cette distinction entre candidature et offre en commande publique. Dans ce cadre, référez-vous aux critères annoncés et aux règles de la consultation.

Pour les clarifications communes, utilisez le canal prévu et conservez la version diffusée. Protégez les informations confidentielles et le savoir-faire d’une entreprise : une réponse individuelle sensible ne doit pas être recopiée intégralement aux autres participants.

Suivre la participation et l’état de chaque offre

Dans une consultation privée hors commande publique, vérifiez d’abord l’intérêt des entreprises pour le projet et leur disponibilité. Le guide OGBTP de 2022 recommande cette prise de contact en amont. Vous pourrez ensuite adapter les relances aux entreprises qui envisagent de répondre, au lieu de solliciter indistinctement tout le carnet d’adresses.

L’intérêt confirmé signifie que l’entreprise prévoit de répondre. L’état de l’offre indique ce que vous avez effectivement reçu et contrôlé. Gardez ces deux informations dans des champs distincts.

Exemple fictif : consultation privée hors commande publique, dossier V2. Les entreprises A à D sont inventées. Ces statuts servent à l’organisation du suivi et ne constituent aucune décision d’attribution.

Lot / entreprise	Suivi et prochaine action
Menuiseries / A	Intérêt confirmé. Offre non reçue. Relancer avant l’échéance.
Menuiseries / B	Intérêt confirmé. Offre reçue, à vérifier. Examiner l’exclusion des quincailleries.
Peinture / C	Participation déclinée. Offre sans objet. Mettre à jour le suivi.
Peinture / D	Participation sans réponse. Offre non reçue. Vérifier la réception de l’invitation.

Pour B, la priorité est de comprendre ce que couvre le prix. Pour D, il faut d’abord savoir si l’invitation a bien été reçue. Dans votre fichier de travail, conservez aussi la version du dossier utilisée par chaque entreprise et la date du dernier échange.

« Reçue » ne signifie ni complète, ni recevable, ni retenue. En commande publique, ce suivi n’autorise pas une sollicitation individuelle ou une remise tardive : les actions restent celles permises par la procédure.

Vérifier les périmètres avant de comparer les montants

Pour chaque offre, contrôlez le lot concerné et la version du dossier utilisée, puis examinez les prestations incluses, les exclusions et les interfaces avec les autres lots. Un poste absent ne vaut pas un prix nul.

Vérifiez les quantités, les unités et les montants sur une base comparable, notamment HT avec HT. Conservez l’offre originale et documentez les différences dans votre analyse. Séparez l’offre de base, les variantes et les options : additionner des scénarios incompatibles donnerait une comparaison trompeuse. Examinez aussi les délais et les contraintes d’exécution prévus au dossier.

Un montant inférieur peut correspondre à un périmètre plus réduit. Listez les points à clarifier avant de conclure. En procédure publique, cette liste ne constitue pas une autorisation générale de compléter une offre ou de négocier.

Pour le classement, appliquez une méthode adaptée au projet et au cadre de la consultation. La DAJ rappelle, dans sa publication du 15 mars 2024 sur la notation du prix, qu’une méthode ne convient pas indistinctement à tous les marchés.

Conserver la trace des échanges et des arbitrages

Rassemblez dans le dossier de travail les pièces diffusées, leurs versions, les questions, les réponses et les offres originales. Reliez chaque point à clarifier au lot et à l’entreprise concernés. Un collègue qui reprend le suivi pourra retrouver la réponse donnée et le document qui la justifie.

Le module de consultation d’entreprises AGLO permet de suivre les invitations par lot, les intentions de réponse, les offres reçues ou manquantes et les relances. Les graphiques de comparaison et l’analyse des variantes aident à examiner les écarts ; le professionnel conserve l’analyse et la décision.

Avant de transmettre votre analyse au maître d’ouvrage, vérifiez que chaque différence de périmètre reste visible et que chaque arbitrage renvoie à la bonne pièce. Pour approfondir les échanges pendant cette phase, retrouvez nos conseils sur la relation avec les entreprises consultées.