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Ordre de service
Définition et explication d'un ordre de service : À quoi sert un ordre de service ? Est-il obligatoire ? Comment le rédiger et qui en es le responsable ? Trouvez toutes les informations dont vous avez besoin à propos de l'ordre de service juste ici.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un ordre de service ?
Un ordre de service (OS) est un document écrit émis par le maître d’ouvrage (MOA) ou le maître d’œuvre (MOE) dans le cadre d’un projet de construction. L’Ordre de service va donner des instructions et des directives spécifiques aux différentes entreprises intervenant sur le chantier.
À quoi sert un ordre de service ?
L’ordre de service sert à formaliser des instructions, des demandes de modifications, des validations ou des ajouts au sein d’un projet, lors de la phase de chantier. Il a pour objectif de réguler les aspects opérationnels du chantier et de garantir une communication claire et traçable entre les différentes parties impliquées.
Ainsi, l’ordre de service permet de :
- Modifier les conditions d’exécution du marché, cela peut concerner la nature des travaux, les délais, le planning ou le prix.
- Apporter des précisions sur les techniques à utiliser, les matériaux à employer et les normes à respecter lors de la réalisation des travaux.
- Notifier des événements, tels que des intempéries, des retards de livraison, des accidents qui auront un impact direct sur le projet.
- Gérer tous types d’imprévus qui surviennent en cours de chantier.
Est-ce qu’un ordre de service est obligatoire ?
La rédaction d’un ordre de service n’est pas toujours obligatoire. Si le chantier ne nécessite aucun changement et qu’il se déroule sans imprévus, l’émission d’un ordre de service n’apparait pas comme nécessaire. Toutefois, il est vivement conseillé d’en émettre un pour plusieurs raisons :
- Il permet de formaliser les modifications apportées au marché. Qu’il s’agisse du planning, des coûts, des techniques à utiliser, etc. Ce qui permet d’éviter les litiges.
- Il permet de sécuriser juridiquement le projet. En cas de litige, l’ordre de service peut servir de preuve des instructions données à l’entrepreneur.
- Il permet de centraliser toutes les informations relatives aux modifications du projet et de suivre son avancement. Facilitant ainsi sa gestion et réduisant les risques d’oubli.
- Il permet de clarifier les instructions et de prévenir les malentendus. C’est un outil de communication important entre le maître d’ouvrage/maître d’œuvre et l’entrepreneur.
- Un imprévu peut toujours arriver.
Enfin, il convient de noter que dans de nombreux projets de construction, l’émission d’ordres de service peut être contractuellement obligatoire. Il convient donc de vérifier au préalable les clauses contractuelles du projet.
Qui est en charge de la réalisation d’un OS ?
La responsabilité de la réalisation de l’ordre de service incombe généralement au maître d’œuvre (MOE) ou au maître d’ouvrage (MOA). Cela dépendra des termes contractuels du marché.
Quand doit être réaliser un ordre de service lors d’un projet ?
Un ordre de service peut être émis à différentes étapes d’un projet. En réalité, il doit être réalisé à chaque fois qu’il est nécessaire de modifier ou de préciser les conditions d’exécution du marché. Il peut être utile notamment pour autoriser des travaux supplémentaires, apporter des modifications au projet initial, ou régler des questions techniques en cours de chantier.
La fréquence dépend donc des besoins du projet ! Sa réalisation peut arriver à tout moment, de la phase de conception à la phase de réception des travaux.
Comment réaliser un OS ? Quelles informations mettre dans un ordre de service ?
L’ordre de service doit être rédigé par écrit et doit contenir les informations suivantes :
- Le nom du marché,
- La date,
- L’objet de l’ordre de service,
- Les instructions à l’entreprise,
- Les conséquences de l’ordre de service sur le planning, le prix, etc.
- La signature du maître d’œuvre ou du maître d’ouvrage.
Quelles forme a un ordre de service ? Quel formalisme respecter lors de l’édition d’un OS ?
La forme de l’ordre de service n’est pas définie légalement, mais il est généralement établi sur un document standardisé. Il s’agit d’un document rédactionnel, sous forme de PDF qui reprend les informations nécessaires ci-dessus.
De plus, ce document doit être daté et numéroté. Et il doit être adressé au titulaire du marché par lettre recommandée avec accusé de réception datée, comme stipulé par l’art.3.8.1 du Code de la commande publique.
À qui s’adresse un ordre de service ? Dans le cas de sous-traitance ou de co-traitance ?
L’ordre de service s’adresse aux entreprises intervenantes sur le chantier. En cas de sous-traitance, l’ordre de service est transmis à l’entreprise principale, qui est responsable de le transmettre à ses sous-traitants. En cas de co-traitance, l’ordre de service est transmis à tous les co-traitants.
Est-il possible de refuser d’exécuter un ordre de service ?
L’ordre de service est obligatoire pour l’entreprise, cependant elle peut refuser de l’exécuter dans deux cas précis :
- L’ordre de service impose la réalisation de travaux supplémentaires qui excèdent 10 % du montant du marché initial. Dans ce cas, l’entreprise peut refuser d’exécuter l’ordre de service et demander une modification du marché.
- L’ordre de service impose le commencement du marché si cet ordre n’intervient pas dans le délai fixé par le marché. Dans ce cas, l’entreprise peut refuser d’exécuter l’ordre de service et résilier le marché.
Si l’entreprise estime que l’ordre de service est injustifié ou qu’il est contraire aux prescriptions du marché. Elle doit motiver son refus par écrit.
En dehors de ces deux cas, l’entreprise est tenu d’exécuter l’ordre de service, même si elle n’est pas d’accord avec les instructions données.
À quelles règlementations répondent les ordres de service ?
Un ordre de service répond à l’article 2 du CCAG MOE (Cahier des Clauses Administratives Générales) qui indique que “l’ordre de service est la décision du maître d’ouvrage qui précise les modalités d’exécution de tout ou partie des prestations qui constituent l’objet du marché”.
Est-ce qu’un OS chantier est un ordre de service ?
Un OS chantier est un type d’ordre de service spécifique aux chantiers de construction. Il est émis pendant la phase de réalisation des travaux sur le chantier et est utilisé pour donner des instructions aux entreprises intervenant sur le chantier.
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